Email centralizado o local??

Que tal gente como estan!
Soy administrador de red de una pyme con 25 usuarios.
Recientemente compramos un nuevo sistema de gestion de ventas, el cual ademas tiene un cliente de correo incorporado.
Este cliente de correo, funciona guardando absolutamente todos los emails de cada uno de los usuarios (enviados y recibidos) en el servidor de datos.
Utiliza POP. NO admite IMAP.
Por un tema de control de los empleados, la idea de mis superiores, es sacar el outlook por completo, que es lo que veniamos usando hasta ahora, el cual como saben, maneja los mails localmente en cada pc, y usar el cliente de correo (mas basico que un outlook express).
Si bien, se hace un backup diario del servidor, y de hardware esta bien (Xeon Dual, 4GB ram, 500gb raid 1), mi miedo es que por una lado se sature demasiado la LAN por las constantes consultas al servidor, y por otro que si algun dia le pasa algo al servidor, se caigan todos los mails de toda la empresa.
Les recuerdo que no tenemos un mail server propio, el servicio de mail lo tenemos con nuestro ISP.
Que me aconsejan, seguir usando outlook y que cada usuario guarde los mails en su pc, o implementar el mail centralizado?
Desde ya muchas gracias!
Saludos!
11 years, 11 months ago
Casi siempre es mejor tener los mails centralizados porque así vos podes controlar el Backup y la disponibilidad de los mails. Que haces si a un usuario se le rompe la PC? Se queda sin los mails… vos tenes backup de eso? Aunque la responsabilidad de hacer backup de sus archivos sea del usuario, cuando algo falle te van a buscar a vos tanto los usuarios como tu jefe.
Si el server se rompe, es de esperar que tengas los medios de poder restaurar el servicio. Aunque tengas que restaurar todo de cero porque el servidor se prendió fuego o lo robaron, deberías poder hacerlo.
Cuando tus jefes te piden que saques el Outlook, deben entender que si el server se rompe, todos los mails estaban ahí y que va a ver un tiempo de downtime que no van a tener correo… pero por lo que contas tampoco sistema de gestion.
Como no contas que sistema operativo tenes, no podemos aconsejarte como hacer una contingencia de tu server.
11 years, 11 months ago
gracias por tu respuesta rex!
disculpa la demora en responder.
si, tu punto de vista tambien lo analice, pero con mails centralizados, por mas backup que haya, es como si el servidor fuera Skynet, y yo el coronel apretando la “Y”.
es darle el control total de toda la empresa, a un solo equipo, a un solo SO, a un solo software… llega a fallar algo, y se desata el J-Day.
ok, recien termino de ver T2, y me cope.
volviendo al tema, el sistema operativo del servidor es WIndows Server 2008 Standard.
el sistema operativo del servidor de backup es un Windows 2000 Pro.
actualmente el backup lo realizo diariamente con el comando “robocopy”.
estaba pensando en mejorarlo, y usar la copia de seguridad de windows.
si conoces un buen soft de backup que permite copiar de servidor a servidor, y de opciones de incremental, diferencial, etc pasamelo.
a que te referis con hacer una contingencia del servidor?
Saludos!
Pablo
11 years, 11 months ago
Vos crees por ejemplo que Gmail (O Hotmail o Yahoomail) tiene…
a) Un solo servidor de correo con toooooodo el correo de la gente… WTF !!!!
b) Los correos de los usuarios en sus PC locales… ?!?!?!?!?
c) Algún otro método que le permite continuar operando si el servidor en donde esta en correo del usuario (o de los usuarios) se rompe sin necesidad de dejarlo en la PC del usuario dando la posibilidad de ver su correo desde cualquier lado (PC / PDA / Webmail / SmartPhone)
Tanto a) como b) son malas ideas, si no tenes posibilidades económicas o técnicas para hacer otra cosa, puede que sean tu única solución. Igual son malas ideas.
Contingencia… A ver que nos dice la Wiki….
Resumiendo… otro equipo que te permita continuar operando mientras se recupera el anterior. No necesariamente igual que el otro.
11 years, 11 months ago
si, es verdad, pero mi empresa no es Gmail ni Hotmail.
hay un servidor de datos clon, con un servidor de backup tambien clon basico.
ademas, el tema de que si UN usuario pierde los mails, porque se le rompe el HD puede pasar inapercibido.
ademas, puede seguir manejandose con webmail (dado que mantiene los mails en el servidor de gmail por 90 dias).
en los 5 años que estoy en la empresa creo que eso paso una sola vez, que se rompio un pst de un usuario y no se pudo recuperar.
lo unico que me dijo el usuario fue “uh, que cagada, bueno haceme otro pst, que va ser”.
mi jefe ni se entero.
ahora si se caen los mails de TODOS los usuarios, ahi la cosa me parece que puede llegar a generar un poco mas de stress.
ademas esta el impacto que genera a un usuario sacarle el outlook con el que labura hace 10 años, y ponerle un cliente de correo mas que basico, y encima que es mas lento que el outlook.
11 years, 11 months ago
Pregunta: Por qué no quieren mantener Outlook?
Pregunto porque es un excelente cliente de correo. Y por más que otro sistema te de una opción para leer mail, siempre será un “accesorio”, y no para lo que está especificamente hecho el programa en sí.
Digo… Está bueno tener una Victorinox, pero si yo laburo todo el día poniendo tornillos, lo mejor es usar un buen destornillador.
Teniendo el servicio de mail externo como en tu caso, tenés opciones para mantener los mails en la PC del usuario, en un servidor propio, o en el proveedor mismo. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas y dependerá de tus necesidades.
Los PST pueden ser muy cómodos para un administrador, pero son un peligro porque si se rompe, sonaste! (como bien contaste). Esa vez que te pasó tuviste suerte, porque pudo haber sido más complicado: La importancia o criticidad de los datos es tema del usuario, pero vos (o quien sea) como administrador de la red y de los datos, sos el responsable que ello. Como bien te dijo Rex2002: No importa de quien es la culpa, al que van a ir a buscar es siempre que haya un problema, es al administrador.Si tu proveedor te da el servicio completo, él es que se tiene que encargar de la integridad y disponibilidad del servicio y de los datos. Si este e stu caso, investigá un poco más ahí, fijate que dice el contrato de servicio, que te aseguran y que no, cual es tiempo de respuesta, disponibilidad, soporte, calidad, que tipo de sistemas de backups y de contingencia tienen, etc.
Veo que también tenés algunas dudas con los backups y sistemas de contingencia. Te recomdaría profundizar un poco más con eso, que es MUY imortante en una empresa. El NtBackup que viene con Windows funciona bastante bien (dependiendo lo que quieras hacer) y es muy sensillo para usar.
Si nunca tuviste mayores problemas, sos un afortunado! … Pero siempre es mejor no tentar a la suerte!
11 years, 10 months ago
pablorios3621
si, es verdad, pero mi empresa no es Gmail ni Hotmail.
hay un servidor de datos clon, con un servidor de backup tambien clon basico.
Claro… yno tenes otra PC/Clon como el server disponible? o como te puse en mi respuesta anterior… aunque sea algo mas chico para que temporalmente no se corte el servicio?
Para tu contigancia no necesitas tener 2 servidores de marca carisimos… simplemente el que ya tenes y uno mas parecido al que tenes.
pablorios3621
ademas, el tema de que si UN usuario pierde los mails, porque se le rompe el HD puede pasar inapercibido.
ademas, puede seguir manejandose con webmail (dado que mantiene los mails en el servidor de gmail por 90 dias).
en los 5 años que estoy en la empresa creo que eso paso una sola vez, que se rompio un pst de un usuario y no se pudo recuperar.
lo unico que me dijo el usuario fue “uh, que cagada, bueno haceme otro pst, que va ser”.
mi jefe ni se entero.
Suerte que no eran los mails de tu jefe o del dueño
pablorios3621
ahora si se caen los mails de TODOS los usuarios, ahi la cosa me parece que puede llegar a generar un poco mas de stress.
Para que no te pase eso, tenes el otro server !!!
pablorios3621
ademas esta el impacto que genera a un usuario sacarle el outlook con el que labura hace 10 años, y ponerle un cliente de correo mas que basico, y encima que es mas lento que el outlook.
Quien dijo de poner otro cliente y ademas sacarle los PST a los usuarios ?!?!?
Vos preguntaste opiniones… ahora no te enojes si no te dan la razón
11 years, 10 months ago
Pregunta: Por qué no quieren mantener Outlook?
Pregunto porque es un excelente cliente de correo. Y por más que otro sistema te de una opción para leer mail, siempre será un “accesorio”, y no para lo que está especificamente hecho el programa en sí.
Digo… Está bueno tener una Victorinox, pero si yo laburo todo el día poniendo tornillos, lo mejor es usar un buen destornillador.Totalmente de acuerdo
El outlook es el outlook. Quieren sacarlo y usar el cliente integrado del sistema, por un tema de control de mails. Basicamente para que cada uno sepa que mails se mandaron a nuestros clientes, asi van a un contacto y chequean todo el historial.
Teniendo el servicio de mail externo como en tu caso, tenés opciones para mantener los mails en la PC del usuario, en un servidor propio, o en el proveedor mismo. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas y dependerá de tus necesidades.Claro, ese es el tema.
Que usando solo el outlook, los mails quedarian por un periodo de tiempo (por ej 90 dias) en el servidor de gmail, y ademas en los outlook de cada pc.
Los PST pueden ser muy cómodos para un administrador, pero son un peligro porque si se rompe, sonaste! (como bien contaste). Esa vez que te pasó tuviste suerte, porque pudo haber sido más complicado: La importancia o criticidad de los datos es tema del usuario, pero vos (o quien sea) como administrador de la red y de los datos, sos el responsable que ello. Como bien te dijo Rex2002: No importa de quien es la culpa, al que van a ir a buscar es siempre que haya un problema, es al administrador.Si se llega a romper, hago otro y les bajo de gmail los mails de 90 dias atras.
Todos rompen las bolas con tener toooooooodos los mails que mandaron desde que llegaron a la empresa, pero en la practica, nunca necesitan mails mas viejos a 1 mes atras.
Ademas, los datos de la pc de cada usuario, son responsabilidad de cada usuario.
Ellos tienen que hacerse backups a dvds, o pens, sino con ese criterio, habria que subir la imagen de cada hd de cada pc al server. Si tu proveedor te da el servicio completo, él es que se tiene que encargar de la integridad y disponibilidad del servicio y de los datos. Si este e stu caso, investigá un poco más ahí, fijate que dice el contrato de servicio, que te aseguran y que no, cual es tiempo de respuesta, disponibilidad, soporte, calidad, que tipo de sistemas de backups y de contingencia tienen, etc.
Veo que también tenés algunas dudas con los backups y sistemas de contingencia. Te recomdaría profundizar un poco más con eso, que es MUY imortante en una empresa. El NtBackup que viene con Windows funciona bastante bien (dependiendo lo que quieras hacer) y es muy sensillo para usar.
el backup actualmente lo estoy haciendo diariamente en ciclos de una semana de un servidor a otro, con rutinas hechas con el comando “robocopy”.
es muy bueno, solo que queria usar algo no tan rustico.
me fije en el ntbackup de windows 2008, pero no tiene NADA, es copiar un disco entero a dvd, y listo. no tiene opciones de seleccion de carpetas, ni de customizarlo como diferencial, incremental, nada de nada.
creo que es mas completo el “copy” de DOS que el backup de 2008.
si conoces alguna aplicacion piola para backups diarios, pasamela.
Si nunca tuviste mayores problemas, sos un afortunado! … Pero siempre es mejor no tentar a la suerte!el azar favorece a los grandes… jajajaja!!
saludos!!
11 years, 10 months ago
pablorios3621
Ademas, los datos de la pc de cada usuario, son responsabilidad de cada usuario.Ellos tienen que hacerse backups a dvds, o pens, sino con ese criterio, habria que subir la imagen de cada hd de cada pc al server.
Imagen de cada HD de cada PC al server ?!?!?!?
Es no es necesario… si la estrategia de Backup esta bien implementada.
Por ejemplo si tenes 10 PC con Windows XP, no hay que mantener la imagen de los 10 HD… hay que mantener los datos de los usuarios… los archivos del Windows, Office, Sistema de Gestion, parches, antivirus, etc etc etc son unicos en cada PC (o deberían serlo). Por lo que eso tenes que implementarlo por un lado y el respaldo de los datos de los usuarios por el otro.
En cuanto al acceso de los mails historicos, que mails se mandaron a los clientes, etc… es lo podes hacer con Exchange + Outlook. Entiendo que tal vez este fuera de tu presupuesto o que tus jefes no quieran que lo uses por un tema politico/costos/porque no tienen ganas/etc… Pero se puede hacer.
11 years, 10 months ago
pablorios3621
Totalmente de acuerdoEl outlook es el outlook. Quieren sacarlo y usar el cliente integrado del sistema, por un tema de control de mails. Basicamente para que cada uno sepa que mails se mandaron a nuestros clientes, asi van a un contacto y chequean todo el historial.
Existen algunas herramientas que permiten la trazabilidad de los mails, y trabajan CONJUNTAMENTE con el outlook o cualquier otro cliente, sin tener que reemplazar este.
El otro día probé “Microsoft Dynamics CRM” y es espectacular. Permite trazabilidad de mail, asignados a clientes, cuentas, etc. entre miles de utilidades más.
Ustedes analizarán su caso en particular, pero opinando desde afuera, no me parece buena idea quitarle el Outook a los usuarios solo para tener esa opción. Hoy en día para los usuarios, el Outlook es mucho más que un cliente mails. Y esa opción está disponible desde otras aplicaicones.
pablorios3621
Claro, ese es el tema.Que usando solo el outlook, los mails quedarian por un periodo de tiempo (por ej 90 dias) en el servidor de gmail, y ademas en los outlook de cada pc.
pablorios3621
Si se llega a romper, hago otro y les bajo de gmail los mails de 90 dias atras.Todos rompen las bolas con tener toooooooodos los mails que mandaron desde que llegaron a la empresa, pero en la practica, nunca necesitan mails mas viejos a 1 mes atras.
Si trabajás con POP3, es así. Si querés tener todos los correos en un servidor, tendrías que pensar en una solución más compleja, Exchange por ej. Lo cual no lo veo muy práctico para tu caso.
El tema resguardo de los PST es algo complicado, siempre es para quilombo.
Yo en mi caso personal, uso muuuuchos PST en la PC del laburo, así que me armé una GPO que cuando apago la PC, sincroniza mi carpeta de PST's con un servidor. Entonces al final del día, le doy “Apagar” y me voy. La PC queda prendida (deslogueada) unos 10 minutos más haciendo eso y después se apaga sola. No me jode a mi, no jodo al servidor de correo, y tengo mis datos resguardados con una ventana de 24 hs.
Esa es una de tantas soluciones que se pueden aplicar.
pablorios3621
Ademas, los datos de la pc de cada usuario, son responsabilidad de cada usuario.Ellos tienen que hacerse backups a dvds, o pens, sino con ese criterio, habria que subir la imagen de cada hd de cada pc al server.
Lo de siempre… Vos podés ver de quien es responsabilidad, pero a la hora de marcar un teléfono, siempre va a ser el tuyo. O sea… no te van a rajar porque se rompa un PST, pero el dolor de huevo no lo vas a poder evitar.
En el caso de un PST roto, tal vez solamente pierdan un montón PPS con minas en bolas, o tal vez pierdan un informe con la contabilidad de la empresa, eso no le tiene que importar a quien administra los datos. Solamente hay que brindarle las opciones para que esos datos no se pierdan. Siemrpe te conviene preveer cualquier problema que pueda llegar a surgir y solucionarlo antes que pase.
pablorios3621
el backup actualmente lo estoy haciendo diariamente en ciclos de una semana de un servidor a otro, con rutinas hechas con el comando “robocopy”.es muy bueno, solo que queria usar algo no tan rustico.me fije en el ntbackup de windows 2008, pero no tiene NADA, es copiar un disco entero a dvd, y listo. no tiene opciones de seleccion de carpetas, ni de customizarlo como diferencial, incremental, nada de nada.creo que es mas completo el “copy” de DOS que el backup de 2008.si conoces alguna aplicacion piola para backups diarios, pasamela.
Ah, si! En el 2008 es distinto.
Bueno, probate el “Cobian”, que es super facil, es gratis, y para lo que tenés armado te puede servir bastante bien.
Como consejo de metido no'más, andá viendo de “sacar” el backup de los servidores y el tema de la contingencia.
pablorios3621
el azar favorece a los grandes… jajajaja!!saludos!!
Toalmente!
Un abrazo.
11 years, 10 months ago
 

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